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Effektivere Mail Policy gegen Spam

Ab dem 26.10.2006 ist unsere neue Mail Policy (Regelungen für den E-Mail-Datenverkehr) in Kraft getreten, die noch effektiver gegen unerwünschte E-Mails (UCE/Spam) schützt. Nachdem in den vergangenen drei Monaten unser Mail-System komplett erneuert und erheblich ausgebaut wurde, wird nun als weitere Verbesserung der Kampf gegen den Spam erheblich erweitert, verfeinert und effektiver.

Wurden bislang unerwünschte E-Mails (UCE/Spam) hauptsächlich durch Filterregeln und Zusatzprüfungen gekennzeichnet und aussortiert, werden nun die Regelungen für den Transport der E-Mails an unsere empfangenden Mail-Systeme auf der Basis der allgemein gültigen RFC-Richtlinien erheblich erweitert.

Die RFC-Richtlinien (Request for Comments) regeln die Protokolle und Abläufe im Internet und bilden die Grundlage für die reibungslose Kommunikation der Systeme im Internet und sind vergleichbar mit DIN-Richtlinien. In den RFC-Richtlinien werden alle Abläufe bei der SMTP-Kommunikation genau definiert und beschrieben. Alle Teilnehmer am E-Mail-Datenverkehr müssen sich an die RFC-Richtlinien halten, um eine reibungslose Kommunikation mit anderen Mail-Systemen sicherzustellen.

Dies bedeutet im Wesentlichen, dass die Regelungen für E-Mails, die an unsere Server und Netze gesendet werden, deutlich verfeinert und präzisiert wurden. Hierbei wurde darauf geachtet, dass alle Regelungen den aktuellen RFC-Richtlinien RFC2821 für das SMTP-Protokoll und den gültigen internationalen Gesetzesgrundlagen entsprechen.

Zukünftig werden eingehende E-Mails bereits bei der Anlieferung an unsere Mail-Systeme genau anhand unserer Mail Policy geprüft. Entsprechen eingehende E-Mails nicht der Mail Policy, werden diese E-Mails abgelehnt und der Sender der E-Mail erhält einen Fehlerbericht, in dem der Grund der Ablehnung mit einem direkten Link zu einer Support-Seite mit einer genauen Beschreibung des Fehlers aufgeführt ist. Zusätzlich haben wir ein Informationsportal für Postmaster und Kunden eingerichtet, das im Detail über alle Regelungen informiert und Anleitungen zur Beseitigung von Fehlern bereitstellt.

Für einen Übergangszeitraum bis zum 01.01.2007 werden wir die neue Mail Policy in einer weichen Form anwenden. Dies bedeutet, dass wir anderen Dienstebetreibern (ISPs, Firmen, etc.) die Möglichkeit einräumen, bei nichtkonformen E-Mails, die abgelehnt wurden, für die Dauer von vier Wochen auf eine sog. Whitelist gesetzt zu werden. Die Whitelist stellt eine Ausnahmeliste dar, für die die neuen Regelungen nicht gilt, um eine Zustellung der E-Mails in jedem Fall zu ermöglichen. Weiter werden wir für unsere Kunden Ausnahmeregelungen ermöglichen, um zu gewährleisten, dass bei eventuellen Zustellungsproblemen diese schnell und unbürokratisch gelöst werden können, ohne dass der entsprechende Sender seine Systeme sofort überprüfen muss. Die Übergangsregelung entfällt jedoch am 01.01.2007, nach diesem Zeitraum müssen eingehende E-Mails der Mail Policy entsprechen.

Die neue Mail Policy tritt zum Schutz aller unserer Kunden in Kraft, um unerwünschte E-Mails (UCE/Spam) noch effektiver bekämpfen zu können. Leider hat die Spam Flut in den letzten Monaten dramatisch zugenommen, so dass wir auch auf vielfachen Kundenwunsch reagiert haben, den Mailverkehr noch präziser zu regeln. Reglementierungen bedeuten jedoch auch, dass es u.U. dazu kommen kann, dass auch vertrauenswürdige Sender von E-Mails, deren Systeme nicht den RFC-Richtlinien entsprechen, davon betroffen sein konnten. Im Interesse aller Kunden müssen wir jedoch sehr restriktiv handeln.

Die neue Mail Policy wurde bereits seit dem 01.01.2006 auf unseren internen Systemen getestet und angewendet, und seitdem ständig verbessert und erweitert. Wir konnten seit dem 01.01.2006 die Zustellung von unerwünschten E-Mails auf unseren internen Systemen um mehr als 95% reduzieren. Nach internen Erhebungen sind über 90% aller E-Mails, die an unsere Mail-Systeme gesendet werden, unerwünschte E-Mails (UCE/Spam). Unsere Systeme verarbeiten täglich mehrere Millionen von E-Mails für mehrere hunderttausend Mailboxen, die auf unseren Mail-Systemen gehosted werden. Eine strengere Reglementierung bedeutet für unsere Kunden eine erhebliche Entlastung und eine deutliche Verbesserung der Qualität.

Wir bitten unsere Kunden um Verständnis für die deutlich verschärften Regelungen und freuen uns, dass wir bereits heute so viele positive Rückmeldungen erhalten haben. Wir werden bei eventuell auftretenden Problem schnell und flexibel reagieren, und eventuell auftretende Fehler in Zusammenarbeit mit unseren Kunden unverzüglich beheben. Bitte haben Sie Verständnis dafür, falls es zu einem Problem kommen sollte.

Die wichtigsten Regelungen für Sie zusammengefasst:

Technische Voraussetzungen

Alle E-Mails müssen den RFC-Richtlinien entsprechen. (Hinweise hierzu unter http://www.rfc-editor.org)

Alle Mail-Server müssen mit unseren Mail-Systemen gemäß der RFC-Richtlinien kommunizieren. (Hinweise hierzu unter http://www.rfc-editor.org)

Alle Mail-Server, die sich mit unseren Systemen verbinden, müssen gegen den unerlaubten oder anonymen Missbrauch geschützt sein (kein Open Relay/keine Listung bei RBL).

Alle Mail-Server, die sich zu unseren Systemen verbinden, müssen einen gültigen Reverse DNS Record besitzen.

Verbindungen zu unseren Mail-Servern aus dynamisch zugewiesenen IP-Adressbereichen werden abgelehnt.

Alle E-Mails, die Viren oder Würmer enthalten, werden abgelehnt.

Nur Mail-Server, die an die Netze der Loomes AG pro Monat mind. 100 E-Mails senden, können nach vorheriger Prüfung auf unsere Whitelist gesetzt werden.

Reglementierungen gegen unerwünschte E-Mails

Alle E-Mails die an unsere Mail-Systeme gesendet werden, dürfen nicht vom Empfänger als unerwünschte E-Mails (UCE/Spam) klassifiziert werden. Dies bedeutet, dass der Sender mit dem E-Mail-Empfänger in einer erwünschten Verbindung steht und der Empfänger sich bisher nicht gegen den Empfang von E-Mails vom betreffender Versender ausgesprochen hat.

Alle E-Mails, die an die Mail-Systeme und Netze der Loomes AG gesendet werden, müssen der Mail Policy der Loomes AG entsprechen.

Personen und Organisationen, die auf der Whitelist der Loomes AG stehen, müssen unmittelbar nach Empfang eines NDR einer E-Mail die betreffende E-Mail-Adresse aus deren Systemen entfernen.

Personen und Organisationen, die auf der Whitelist der Loomes AG stehen, werden unmittelbar von der Whitelist entfernt, falls sich Kunden oder Nutzer der Loomes AG über unerwünschte E-Mails (UCE/Spam) durch diese Personen oder Organisationen beschweren oder gegen eine der Bestimmungen der Mail Policy der Loomes AG verstossen haben.

Wichtige Informationen und weiterführende Links zur neuen Mail Policy der Loomes AG: